How do we keep the HR team engaged?

One of the most important roles of HR is to offer support and solutions in order to increase the employees’ motivation and results. In fact, I do believe the most common phrase I have heard in the past 5 years, when talking to managers, is: “How can you help me have an engaged and professional team?”.

I have been so focused on delivering this kind of results, that I did not stop to think of the needs of the HR specialist, who, also a human, tends to have the same type of problems as their colleagues: how to keep their motivation, how to become better at what they do, how to get the best results possible.

This idea was brought to my attention by a colleague of mine, who is a marketing specialist. It took me by surprise that I had not thought of it before. Because in my (privileged) capacity of external HR Consultant I had multiple occasions to work with internal HR Specialists and Managers, and see also their frustrations and their need for support and acknowledgment.

So, I would like to make this article about them. Not about what one can do to help HR professionals do their jobs better - this can be a topic for another time - but about their needs and feelings.

One of the greatest frustrations I have felt personally (and also know that it applies to almost all the HR people I have worked with), is the fact that, being a support function, we are not really allowed to make decisions. We make recommendations, we come up with ideas and solutions, but, in the end it is up to the manager (from top management to first line management) to implement it.

So, since I have not met many managers who acknowledge this responsibility as their own, we are faced with the most common, and maybe, the most frustrating challenge of HR: we talk to the people, give them “hope” that things can be changed and ideas on how to do it, but then, not much does change. So the blame falls on the person who made the promises, but didn’t actually have any power to implement them.

HR can influence people, but they cannot make the change by themselves. This is, I believe, the primordial need of HR: the support of the management to implement all the good ideas they bring to the table (I am not suggesting that all our ideas are good; just that the good ones need support). It is sort of ironic, that our greatest need is also our main function: we are the support of the managers and of the people, but in order to do this, we need their support also.

So this is, in my opinion, how the managers can keep us motivated:

• They understand that a good HR truly cares about the people, and they allow us to be there for them
• They acknowledge their role as the people responsible to implement the change, and our role as a support for the management
• They acknowledge that they are the ones responsible to motivate their team, and to help them become good professionals, and not HR
• They understand that we are happy when we can be there for the people, and we see how our ideas and recommendations contribute to the wellbeing of our colleagues
• They show appreciation when the HR offers the employees the same attention and the same amount of time we offer to the management
• They understand that HR is firstly about being there for the people and secondly about achieving the KPIs. Because in our profession, the second is not possible without the first.

Valorile si importanta lor in organizatii

Sursa foto: images.unsplash.com

În mediul organizațional, valorile sunt puncte de convergență ale intereselor individuale, permițându-le oamenilor să dezvolte idei și să lucreze pentru obiective comune. Importanța valorilor este însă adesea neglijată, nefiind considerată prioritară pentru dezvoltarea organizaților.   

Cu toate acestea, o companie nu poate exista fără o cultură organizațională închegată și un sistem de valori solid, fără ca ele să fie interiorizate și împărtășite de oamenii care o compun. Pentru a înțelege valorile promovate, este nevoie de angajament atât din partea managementului, cât și a angajaților.

Dacă oamenii sunt motorul unei organizații, putem privi sistemul de valori ca pe combustibilul care îi permite să meargă înainte. Valorile organizaționale sunt un factor de unicitate și personalitate: ele definesc procesele, deciziile și acțiunile organizației. Ne referim aici la valorile reale, care ar trebui să se manifeste în fiecare interacțiune a angajaților cu mediul extern, clienții sau publicul.

Este important să facem o distincție clară între valorile de bază, reale (core values), și cele aspiraționale, adică cele pe care ni le dorim, dar încă nu reușim să le punem în practică (aspirational values). De cele mai multe ori, angajații manifestă scepticism cu privire la semnificația valorilor organizaționale. Motivul este următorul: companiile confundă și promovează valorile aspiraționale (cele declarative) în detrimentul celor reale (cele care stau de facto la baza acțiunilor și deciziilor organizaționale).

Nu este nimic gresit în a avea valori aspiraționale. Ele ne ajută să progresăm și să ne atingem obiectivele, însă e necesar să le diferențiăm de cele reale. La fel de important este ca angajaților să li se comunice cât mai clar și transparent poziția actuală a organizației, interesele și țelurile viitoare.

Evităm astfel o situație de disonanță cognitivă care poate apărea în mintea angajaților, și astfel diminua încrederea lor în companie, afectând negativ cultura organizației. Se pierde astfel un avantaj enorm: angajații ar trebui să fie ambasadori de imagine al organizației din care fac parte.  

În încheiere, vă propunem următorul exercițiu:

a.       Gândiți-vă câteva momente la valorile declarate ale companiei în care lucrați – acele 3-4 cuvinte-cheie promovate pe site-ul companiei, menționate la ședințe sau poate chiar afișate pe pereți, în birouri sau în hala de producție.

b.      Gândiți-vă apoi la valorile reale, cele care sunt cu adevarat insusite si traite de management si de toti angajatii. Cât de apropiate sunt ele de cele enunțate la nivel declarativ?

c.       Gândiți-vă apoi la valorile voastre personale – acele 3-4 principii după care vă ghidați în viață și vedeți în ce măsură acestea se suprapun cu valorile reale (nu cu cele declarative) ale organizației în care activați.

Dacă există suprapunere între aceste valori, înseamnă că vă aflați în mediul organizațional potrivit și cel mai probabil simțiți deja acest lucru. Dacă nu, atunci puteți înțelege cu ușurință de ce aveți senzația că nu vă aflați în mediul în care vă doriți și nu veți fi pe deplin satisfăcut cu locul de muncă.

47 de ani de lucru cu timpul

Într-un oraș în care ritmul vieții devine tot mai rapid, cu boom-uri în sfera IT, economie, servicii etc. pare că lucrul nemijlocit cu obiectele, cu materia, nu mai există. În ultima vreme, Clujul își ascunde tot mai mult micile ateliere de cartier, care par adesea condamnate uitării. Este vorba despre meseriile care dispar încetul cu încetul, odată cu meșterii care le practică. Din nostalgie și dorință de a ieși din mediul corporate pentru câteva ore, ne-am propus să le căutăm și să le aflăm poveștile.

Ceasornicarul de pe Baba Novac
În atelierul de câțiva metri pătrați pe strada Baba Novac, vizavi de cinema Victoria, timpul pare că s-a oprit în loc. Asta dacă n-ar fi cele două vitrine pline cu ceasuri de toate formele și mărimile care îl măsoară necontenit.
La o măsuță de lucru, un domn în vârstă fixează aplecat cu o lupă un mecanism minuscul. Emil Mureșan are 61 de ani, dintre care 47 de ani au fost dedicați meseriei de ceasornicar.  A absolvit scoala profesională în Arad, iar după cei 3 ani de teorie și practică intra direct în câmpul muncii. Este ultimul ceasornicar din oraș care știe să repare ceasuri de epocă, și reputația sa a depășit de mult granițele țării, având clienți din Germania, Marea Britanie sau Canada.

”Din 1969 practic această meserie care mi-e dragă. Este o meserie frumoasă, elegantă, presupune lucrul cu mecanisme fine care necesită multă pasiune. Dar cel mai mult, pentru a da iar viață unui ceas e nevoie de răbdare”, povestește Emil Mureșan.  
De atunci și până în prezent, ceasornicarul a lucrat aproape fără întrerupere, timp de 8 ore pe zi, sau chiar mai mult. ”Singura perioadă de pauză am făcut-o după 3 ani de activitate, atunci când o șurubelniță mi-a taiat retina de la ochiul drept. Am stat în concediu medical 3 luni, dar ochiul mi s-a refăcut în totalitate” își amintește ceasornicarul.

Răbdare și dragoste pentru meserie

Reparația unui ceas poate dura între 10 minute si 2 zile, dar în functie de complexitatea mecanismului, poate să dureze chiar mai mult de atât. Există însă cazuri când descoperă că ceasul nu mai poate fi reparat.

”Am avut și nereușite, mai ales atunci când am dat de un ceas foarte uzat, vechi și am avut sentimentul că nu pot să îl ajut și trebuie să îl trag pe linie moartă. Poate că ăsta este un lucru care mă durea. Sunt multe ceasuri la care nu mai poți să faci nimic și clientul, care poate îl are ca amintire, ar dori să îl reparăm și din păcate nu putem să facem acest lucru” spune Emil Mureșan.

Prin mâinile ceasornicarului au trecut, în toți acești ani, un număr impresionant de ceasuri: ”Nu le-am ținut socoteala, dar pot să spun că am trecut de mult de ordinul zecilor de mii.”

Chiar dacă satisfacțiile nu sunt multe, merită din plin când mecanismul prinde iarăși viață, și fiecare client pleacă cu un zâmbet din atelier: ”Satisfacțiile cele mai mari nu sunt de ordin financiar: din 5 lei, 10 lei e greu să aduni bani și după ce ne plătim toate cheltuielile ajungem să ne clasăm pe pătura din mijloc”, afirmă Emil Mureșan.

Oameni și vremuri în schimbare
În 47 de ani de activitate, Emil Mureșan a avut clienți dintre cei mai diverși, de la miniștri și directori de corporații, până la oameni simpli. Pe toți i-a tratat însă la fel, cu același calm și atenție. Păstrează aceeași doză de optimism în privința oamenilor care i-au călcat pragul în toți acești ani.

”Eu nu am avut niciodată clienți dificili. Trebuie să știi cum să vorbești cu fiecare om în parte, în funcție de ocupația pe care o are fiecare și în funcție de problemele cu care se confruntă. Vorba este cel mai bun lucru, să știi să le explici ceea ce vor să audă și ce trebuie să știe”.

Deși nu mai există școli profesionale pentru ceasornicari, Emil Mureșan a reușit să transmită mai departe dragostea și pasiunea pentru meserie: ”Pe vremea noastră, practica o făceai la locul de muncă, alături de un maistru care trebuia să te îndrume, să îți arate și să îți spună ce trebuia să faci și de la care bineînțeles trebuia să “furi meserie”.  Fiul meu este de 20 de ani lângă mine și face această meserie cu mult drag și cu multă pasiune, ceea ce pe mine mă bucură, deoarece la ora actuală, neexistând nici o școală profesională, sunt singurul care l-am învățat. Aș dori ca și el in continuare să își învețe copiii și pe nepotul meu să reușesc să îl învăț și eu. De-a lungul anilor am învățat și alte câteva persoane, am avut ucenici și am fost mândru de ei”.

Din atelierul de ceasornicărie, lumea se vede altfel, iar timpul pare tot mai scurt pentru oameni, sufocați tot mai mult de o presiune nevăzută.

”Fiind copil, bunica mea, în anii ’50 îmi spunea în felul următor: “va veni timpul când un an va trece ca o lună, o lună va trece ca o saptamână, o saptămână va trece ca o zi și o zi va trece ca o oră”. Nu suntem departe de timpul acela” povestește Emil Mureșan.

HR adventures overseas: a trip to China

For more than three weeks, there has been an empty chair in our office at Integra in Cluj. One of our dearest colleagues, Paladia Petrar, is on a trip to the other side of the world, to pass some of the company’s know-how to one of our customer’s production facilities in China.  

Business trips are always good occasions to experiment, meet new people and interact with diverse cultures. We often encounter worldviews resembling our own, traditions that are similar to ours, even similar words, but what happens when you find yourself in a totally different world, on the other side of the globe? It’s only then that you can truly comprehend the complexity of the world and get to discover yourself.

Paladia has some things to tell you about this kind of experiences. In the past two years, she visited China seven times, as a professional delegate for one of our clients, a major yarn manufacturing company that owns several factories in a city located less than 150 away from Shanghai; so we’re looking at a highly developed part of China, where the economy has reached its peak.

In this side of the country, at the core of the technology boom and peak of economy, Paladia has the mission to help the HR department develop their skills and knowledge and also to support the HR Manager in implementing new HR processes. During her trips, she has been giving a helping hand by delivering HR courses for 4 members of the department (which has a total of 7 people), by writing the HR procedures for processes like recruitment & selection, job analysis, satisfaction assessment, induction programs, training programs, and by working closely with the HR Manager to improve the HR processes in the company and deliver the results the management team expects from this department.

Occidental set up vs. oriental traditions

When you face a different culture, the first thing you encounter is the way people live, their education and behavioral patterns. China is a rather conservatory country, and a result of thousands of years of millenary traditions, where the individual melts into the collective. Given those factors, it was not an easy job for Paladia. She had to help standardize the HR processes for the members of the management and HR teams, giving support on several levels. Facing language barriers, different mentalities and cultural challenges, she had to adapt to a brand new way of interaction with people.

She found out that there were organizing issues, but it was hard to put these across to the team as Chinese people tend to answer only to their superiors, and hardly give personal feedback to outsiders. Also, the Chinese scrupulosity is hard to handle, people being mainly concentrated on each detail and task in particular, and avoid doing other things at the same time. Another problem was with respecting deadlines, a notion not so familiar in the Asian continent, where time seems to flow so infinitely.

After a few failed attempts in dealing with all those things, where she had to permanently remind people to answer their own mail, it was time to reconsider the approach. She had to first observe and learn from the people she had to work with.

Her lesson to learn was patience. She observed the way each employee is organized, that they were really meticulous and very good at what they do in particular. Getting closer, listening and carefully observing the HR work, she was able to see where support was needed and what she needed to focus on. Embracing this approach, she got to know people and understand the problems they were facing.

Certain features emerged from this: Chinese employees do what they are told to, they have a high sense of responsibility, although their definition of quality is sometimes different than ours. In her interactions, Paladia also discovered that for the Chinese people it was difficult to describe what they felt while doing their tasks or work. Talking about emotions at work is not so common in China either, apparently.

Cultural interactions outside the multinational

Apart from the HR and business side of Paladia’s Asian adventure, China has been for her a melange of new tastes, fragrances, colors, habits and traditions. She got to visit a lot of new places and cities, endowing her with a new vision over this amazing culture. By this time, she also discovered that as a Caucasian person it’s recommended to look your best every day you walk the street, because many of the Chinese have never seen foreigners and there is a strong chance they would want to take a photo with you. Even in big cities such as Beijing, Tianjin or Shanghai.

One of the most important cultural challenges was the food. The first year she thought the food was great, but after the second one she wasn’t so excited about it. Now, on her third year and 7th visit she finally decided that the variety of tastes, of manners of cooking - vegetables, and meat, either deep fried, steamed or baked – was to her liking; well, most of dishes anyway. Except for the street food, which still doesn’t look too appealing to her. Although she tried new things - at some point she had the skin of a Yangtse fish for dinner - she couldn’t bring herself to eat turtles. And let’s not get started with the Asian peculiar sweets, which remain a mystery to her up to this day.

Thanks to the VPN networks, that allowed her to access social networks ( because Facebook, Youtube, even Google is forbidden in China), we have been able to keep up with her, but we’re still eager to hear about her stories face to face and learn more about the Chinese culture. So we’re looking forward for her return!

Cum sa ai o companie de 5 Stele

Echipa de specialisti IntegraHR detine un instrument pe care Top Managementul companiilor il poate utiliza pentru a cunoaste nivelul de satisfactie al angajatilor si pentru a pastra oamenii valorosi in cadrul echipei pentru o perioada de timp indelungata.

Suntem de parere ca progesul unei companii sta in capacitatea acesteia de a-si valorifica oamenii si aptitudinile acestora, prin implementarea unor practici de management eficiente. Astfel, pe termen lung se va dezvolta un brand de angajator in care succesul firmei este succesul angajatului si invers.

Ce dorim sA vA oferim ?

Modelul propus de noi este unul care dezvolta o „Companie de 5 STELE” si porneste de la urmatoarea premisa:

Dezvoltarea si profitul unei companii este intr-o relatie direct dependenta de nivelul ridicat de satisfactie, angajament si profesionalism al angajatilor. 

Nivelul de satisfactie la care se afla compania se poate masura aplicand un chestionar de satisfactie ce ofera informatii despre:

• Directia si suportul primit de angajati din partea Top Managementului;
• Relatia cu superiorul direct;
• Calitatea vietii angajatilor la locul de munca;
• Atentia la calitatea serviciilor in vederea satisfacerii clientilor;
• Sistemul de compensatii, beneficii si modul în care performanta este recompensata;
• Atasamentul oamenilor fata de organizatie si valorificarea diversitatii.

Cine poate beneficia de acest serviciu?

Datorita expertizei si disponibilitatii echipei noastre de specialisti in resurse umane, acest serviciu vine in sprijinul tuturor companiilor din Romania care isi identifica nevoia realizarii unei evaluari a gradului de multumire al angajatilor fata de practicile managementului, activitatile desfasurate in cadrul organizatiei si de conditiile de munca existente.

Care sunt etapele?

Implementarea unui astfel de proiect porneste de la colectarea datelor cantitative si calitative. Primul pas presupune aplicarea unui chestionar angajatilor. Concomitent sunt realizate interviuri cu membrii din structura de conducere a companiei si cu angajatii. Ultima etapa are ca scop analiza datelor si redactarea raportului de evaluare. Rezultatele evaluarii, precum si recomandarile noastre vor fi prezentate Top Managementului.

Care sunt beneficiile obţinute?

Noi recomandam ca acest proces sa se realizeze o data pe an pentru ca beneficiile sunt de natura sa identifice:

• Nivelul de satisfactie al angajatilor la locul de munca;
• Daca practicile managementului sunt aplicate eficient astfel incat sa creasca motivatia, angajamentul si productivitatea angajatilor;
• Daca organizatia ofera membrilor sai o experienta de munca optima;
• Daca organizatia are un brand de angajator – atrage, retine si sustine talentele pe termen lung.

Cum putem Incepe colaborarea ?

Punem la dispozitia colaboratorilor IntegraHR pregatirea, implicarea si profesionalismul specialistilor nostri, angajandu-ne sa contribuim la dezvoltarea companiilor acestora.

Pentru mai multe detalii legate de acest proiect, va rugam sa o contactati pe Adriana Oniga.

[tel]  0745.662.175

[mail]  adriana.oniga@integrahr.ro

[skype]  adriana.oniga2